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Cómo vaciar tu casilla estallada de MAILS!?

  1. Empezar por archivar

Partimos de una bandeja de entrada repleta de mensajes y lo primero que debemos hacer es empezar a archivar!

Los únicos mensajes que deberíamos mantener en la bandeja de entrada son aquellos que requieran una acción por nuestra parte (ir a una reunión, entregar un informe), o si estamos esperando algo (que nos respondan a una duda o nos envíen cierto documento).

Todos los demás, si no nos van a servir para nada en el futuro, directos a la Papelera, y los que te resulten útiles conviene archivarlos.

Según la herramienta que uses, como Gmail de Google, Microsoft Outlook (de escritorio o web), Mail de Apple o Thunderbird, entre otras, podes usar carpetas o etiquetas.

Definir las carpetas dependerá de muchos factores. Podemos, por ejemplo, crear una carpeta para cada departamento con el que tratamos o crear carpetas en función del tipo de información que contienen los mensajes: documentos, informes, resúmenes de reuniones, ideas para proyectos…

Archivando los mensajes conseguimos orden en nuestra casilla de correo y mantenemos la bandeja de entrada sólo con los mensajes imprescindibles.

  1. Procesar los mensajes

Además de archivar mensajes, podemos procesar la información que contienen y guardarla en otras herramientas.

Por ejemplo, de mensajes de correo electrónico obtenemos documentos (que podemos guardar en nuestro disco duro o en servicios de almacenamiento online como Dropbox o Google Drive), direcciones o números de teléfono (que podemos guardar en la lista de contactos del gestor de correo), artículos o contenido interesante (que podemos guardar en Evernote, Pocket o Google Keep), etc.

En este sentido, podemos guardar todo en su mensaje de correo original y/o exportarlo a otra herramienta, como libretas de notas o discos virtuales.

  1. Reducir el flujo de entrada

Los dos consejos anteriores sirven para organizar los mensajes que recibimos, pero también conviene tener en cuenta qué cantidad de mensajes llegan cada día y si realmente los necesitamos todos.

Está claro que no podes pedirles a tus compañeros que dejen de escribirte, pero sí podes darte de baja de suscripciones que no necesitas o que no tienen nada que ver con tu trabajo.

  1. Herramientas externas

Si preferís automatizar la limpieza de tu bandeja de entrada, hay distintas soluciones para llevarlo a cabo.

Inbox de Google, por ejemplo, clasifica tus mensajes en distintas carpetas para que consultes sólo aquello que necesitas en su carpeta correspondiente en vez de en una única bandeja de entrada.

CleanEmail es otra gran herramienta para gestionar tu bandeja de entrada y organizar los mensajes de tus cuentas de Gmail, iCloud o Yahoo a través de su cliente online o con sus apps para Android y iPhone.

Gratuito para los primeros 1.000 mensajes, CleanEmail puede gestionar entre una y diez cuentas mediante planes de suscripción mensuales.

Otra opción es Caspy, una extensión para Google Chrome que organiza nuestros mensajes de correo y nos avisa cuando tengamos que responder un mensaje, o nos recuerda un mensaje antiguo para el que tenemos que hacer algo.

Fuente: AETecno.

 

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